פרשת מעילה מטלטלת קהילה קיבוצית 

מנהל חשבונות שמעל בארבעה מיליוני שקלים הודה והורחק מהקיבוץ. איך ניתן לצמצם חשיפה למעילה מהסוג הזה? טיפים חשובים

באחד הקיבוצים סוערות הרוחות. מנהל כספים ומנהלת חשבונות ראשית שנכנסו זה מקרוב לתפקידם מצאו אי סדרים במערכת ניהול החשבונות בקיבוץ שהתבטאה בחוסר התאמות בין דוחות התקציב האישי לבין המערכת הפיננסית.  

מנהל הכספים הקשה ושאל. כאשר התשובות לא הניחו את דעתו, נעשתה פנייה לבדיקה חשבונאית פנימית, באמצעות משרד רואי החשבון של "ברית פיקוח", והתוצאות לא אחרו לבוא. חשד למעילה של מיליוני שקלים.    

החברים בקיבוץ החלו לשאול שאלות ולהעלות תהיות. בחודש יוני האחרון נדרשה לכך מועצת הקיבוץ (גוף המחליף בעניינים מסוימים את האסיפה הכללית, לפי הסמכה שיש לו בתקנון הקיבוץ). בישיבה שקיימה המועצה נמסר לה דיווח אודות גילוי מעילה בהיקף של ארבעה מיליון שקלים לפחות (נומינלית). עוד נאמר כי חבר קיבוץ הודה בביצוע המעילה במהלך 10 שנים בהן עבד בהנהלת החשבונות של הקיבוץ. נמסר לחברי המועצה כי ועד ההנהלה החליט לטפל בפרשה באמצעות חברת חקירות פרטית ולהימנע מפניה למשטרה.  

"חולשה מובנית" במערכת 

בדיקות שנעשו העלו שהמעילה התאפשרה בעיקר משום האמון שניתן באותו חבר שאת רוב פעילותו עשה לבד ללא בקרה מקיפה ובדיקת רישומים, תוך ניצול "חולשה מובנית" שקיימת במערכת התקציבים האישיים. במערכת זו ניתן לבצע פעולות ורישומים שלא בהכרח משתקפים במערכת הפיננסית, שם נרשמת ומדווחת הפעילות הכספית המלאה של הקיבוץ.   

ממצאים של החקירה העלו שלאורך עשור שלם, החבר גרם לכך שבתקציבו שלו לא נרשמו חיובים שונים בעד שירותים שצרך או פעולות שהיה חייב בהם בתשלום לקיבוץ (כפי שכל חבר מחויב בתקציבו: כלבו, חדר אוכל ועוד). החיוב בעדם נעשה בחשבונות של תקציבי חברים או בנים שעזבו או שהוא שינה את שמם או בחשבונות של ועדות ופעילויות שונות שאיש לא עקב אחר הרישומים בהם. עם זאת, לא נמצא שהוא משך כספים מהקופה הציבורית אל חשבונו הפרטי וגם לא נטל אליו כספים מתקציבים אישיים של חברים. תורם של הפרטים המדויקים עוד יגיע, וכעת מובאת כאן ההתרחשות הפנימית כפי שהיא משתקפת באמירות של החברים. 

הודה ולקח אחריות 

נציגי הקיבוץ שעורבו בפרשת המעילה, ביקשו להגיע עם החבר במהירות להסדר לפיו הוא ישיב את חוב המעילה. לאחר שוועד ההנהלה דן בכך הוא ביקש שמועצת הקיבוץ תאשר שורה של "עקרונות להסדר חוב" בין הקיבוץ לבין החבר.  

לפי עקרונות אלה, החבר הודה במעשים ולקח אחריות. החבר התחייב להשיב 4 מיליון שקלים לאלתר (בערכים נומינליים) ועוד מחצית מיליון שקלים (בעד הוצאות שנדרש בהם הקיבוץ לניהול הפרשה).  

נקבע גם כי משפחת החבר תוותר, לעת אישור ההסדר, על זכויותיה בקיבוץ ובבית המגורים ותודיע על עזיבת הקיבוץ. ככל שהחוב ייפרע במלואו לפי ההסדר, לא יעורבו גורמים חיצוניים בכך. 

בין עקרונות ההסדר הופיעה גם אפשרות בה יבקש החבר לשוב ולהתקבל לחברות בקיבוץ ומהי תוספת הסכומים שיידרש לשלם במקרה זה. עוד נקבעה שם אפשרות להגדלת סכום החוב, במקרה שחקירה מתקדמת יותר תעלה שסכום המעילה גבוה יותר ממה שהוערך תחילה. 

ועד ההנהלה אישר את עקרונות ההסדר, והמליץ למועצה לאשר את מסמך העקרונות. המועצה אישרה את ההסדר ואף דנה בהמלצות לפעול בשורה של נושאים שיגבירו את הבקרה הפנימית. בין השאר, הוצע להגדיל את משרת מנהל הכספים, למנוע אפשרות של העברת כספים בין תקציבים אישיים ומשיכת מזומן מקופת בית. עוד הוצע לייצר בקרות נוספות, להטמיע מערכת ניהול הרשאות, לסגור תקציבים אישיים לא מורשים, להעביר פעילויות שונות למסלול של דיווח פיננסי ולא דרך תקציב אישי. להגביל את השימוש בהחזר הוצאות אישיות ועוד.  

לא היו מודעים באופן מלא לפרטים 

לאחר שפורסמה החלטת המועצה שאישרה את עקרונות ההסדר החלה תסיסה בין חלק מהחברים. זו הפרשה החמורה ביותר שאירעה בתולדות הקיבוץ, הגורמת לפגיעה קשה באמון הציבור, הם אמרו. ראוי לקיים לגבי הנושא דיון רחב באסיפה ולאחריו הצבעה בקלפי, ולא להסתפק בהחלטת מועצה.   

קבוצת חברים, בהם חלק מחברי המועצה, ביקשו לערער לאסיפת הקיבוץ על ההחלטה של המועצה. בין השאר נשמעו קולות שביקשו לברר את היקף אחריותם של נושאי המשרה במשך עשר השנים הללו בהן בוצעה המעילה, בכל הנוגע לפיקוח על הנהלת החשבונות בתקופה האמורה, ולבדוק אם לא היה ניגוד עניינים בכך שאלה שהיו אחראים כנושאי משרה על מערכת הכספים עסקו גם בהסדר החוב.  

לדעת החברים-המערערים תהליך קבלת ההחלטה במועצה היה פגום. הם סיפרו כי חברי המועצה (שלגבי חלק מהם הייתה זו ישיבת המועצה הראשונה) לא קיבלו חומר רקע לעיון מוקדם, ולא היו מודעים באופן מלא לפרטי ההסדר, לממצאי הבדיקה, להיקף המעילה, לשיטות הגניבה, לשימוש שנעשה בכספים שנגנבו ועוד.  

עוד נטען שחלק מחברי המועצה בקשו לדחות את ההצבעה על עקרונות ההסדר, כדי שיוכלו לשקול ולגבש את עמדתם, אך הם נתקלו בסירוב לכך. הטעם לדחיפות הוסבר בכך שבאותה עת החבר הסכים להעביר את ביתו לבעלות הקיבוץ, אך אין לדעת אם יסכים לכך בעתיד. האומנם כך, תמהו החברים-המערערים, שהרי יתכן שהבית נבנה באמצעות חלק מכספי הגניבה. 

פנייה למשטרה: נזק פוטנציאלי לקהילה 

שאלה נוספת שעלתה התייחסה למקרים בהם יחליט הקיבוץ לפנות למשטרה. האם זה ייעשה רק כאשר יש חשד לגניבת אבוקדו? או גם במקרה של מעילה בכספים? פנייה למשטרה בתלונה פלילית או תביעה כספית לבית המשפט, אמרו אחרים, משמעותן שנים של הליכים עם תוצאות לא ידועות מראש, כאשר הנזק הפוטנציאלי לקהילה אינו פשוט, שכן החבר יכול להוסיף ולהתגורר בקיבוץ, ואפשר שלא יהיה חייב במהלך התקופה בהחזר החוב או במכירת הבית.  

המערערים ביקשו לבטל את החלטת המועצה, ולהגיע עם החבר להסדר רק לאחר סיום החקירה ובחינת האפשרות כי החבר ישיב את מלוא כספי המעילה, בתוספת ריבית והפרשי הצמדה, אך אסיפת החברים שהתכנסה בחודש יולי האחרון דחתה את הערעור ואישרה את הסדר העקרונות.  

איך נגביר פיקוח ונמנע ממעילות?

רו"ח יפתח אלון, מרכז תחום ביקורת בקיבוצים ואגש"חים (רוזנבלום-הולצמן ושות', רואי חשבון), מציע טיפים חשובים כדאי לגזור ולשמור

מערכות הדיווח והרישום בתקציבי חברים והמלצות להגברת הבקרה והפיקוח עליהן. סיפור המעילה כאן מזכיר סיפור דומה שאירע לפני 8 שנים בו היה מעורב תמחירן של אחד מקיבוצי העמק. אפשר שהלקחים מאותו אירוע לא פורסמו או נלמדו. משכך, ביקשנו מרו"ח יפתח אלון, מבקר פנים בקיבוצים, טיפים חשובים למניעת חשיפה למעילות באירוע דומה. המערכת הראשית בה נרשמת ומדווחת הפעילות הכספית של הקיבוץ היא המערכת הפיננסית. מערכת זו היא התשתית לדוחות הכספיים של הקיבוץ המבוקרים על ידי רואי החשבון של הקיבוץ. בנוסף למערכת זו, קיימות מערכות עזר להתנהלות הכספית של הקיבוץ לצורכי עריכת דוחות ניהוליים פנימיים, התחשבנות בין חברים, בין ענפים וכדומה. בין המערכות הללו ניתן למצוא את מערכת התמחיר, מערכת התקציבים האישיים ועוד. 

מערכת התקציבים האישיים, המשמשת קיבוצים רבים – היא אמצעי עיקרי להתחשבנות כספית בין הקבוץ לחבריו. זו, למעשה, "תת מערכת" של המערכת הפיננסית. אך רמת הפיקוח והבקרה עליה (כולל של רו"ח המבקר) פחותה בדרך כלל, וניתן לבצע בה פעולות ורישומים אשר אינם משתקפים תמיד במערכת הפיננסית. 

מערכת תקציבים אישיים 

במערכת התקציבים האישיים מבוצעים חיובים וזיכויים של החברים מידי חודש, כאשר היתרה המתקבלת משקפת את מצבו הכספי של החבר/החברה כלפי הקיבוץ. 

בצד החיובים ניתן למצוא, בין היתר, חיובים בגין: קניות במרכול ובחדר האוכל, קניות בכרטיסי אשראי, שימוש ברכב, משיכות מזומן, שימוש בחשמל, מים, תקשורת, קבלת שירותים מענפים וכדומה. 

בצד הזיכויים ניתן למצוא בעיקר זיכויים בגין ההקצבה החודשית (שכר בקיבוצים מתחדשים) וכן זיכויים בגין החזרי השתתפות בהוצאות, עזרת קרובים, זיכויי בריאות, העברות בין תקציבי חברים וכדומה. 

חלק מתהליכי החיוב/זיכוי מבוססים על קליטה ממוכנת בממשק של הנתונים למערכת הנהלת חשבונות וחלקם על הקלדה ידנית של נתונים למערכת. 

ישנם קיבוצים בהם קיימת לחברים גישה ישירה לצפייה (באמצעות האינטרנט/קהילנט/מקומי) בחיובים האישיים שלהם וביתרה השוטפת שלהם בתקציב האישי. 

מאחר שבאמצעות מערכת התקציב מחויבים ומזוכים חברי קיבוץ בסכומים משמעותיים, קיימת רגישות יתר בקשר לביצוע פעולות בלתי מורשות ובלתי תקינות בחשבונות החברים מצד מי שיש לו הרשאת גישה למערכת זו, ובכלל זה עובדי הנהלת חשבונות שהם חברי קיבוץ אשר חשבונותיהם וחשבונות קרוביהם מתנהלים במערכת זו והם אשר מבצעים בהם רישומים מתוקף תפקידם. 

חשיפה מובנית

באופן עקרוני: קיימות חולשות במערכת תקציבי החברים ולכן, שימוש במערכת התקציב האישי מהווה חשיפה מובנית! לכן, מומלץ לעבור לפתיחת כרטיס חו"ז לכל חבר במערכת הפיננסית, שהיא מערכת אשר מפוקחת ומבוקרת יותר מעצם טבעה כפי שהוזכר לעיל. יש לקיים בכל הנהלת קיבוץ דיון, בהשתתפות אנשי מקצוע, בדבר הצורך בשימוש במערכת התקציבים האישיים, ועל דרכי הפיקוח על השימוש בה. 

כללי בקרה ופיקוח

בעקבות אירועי מעילות, הונאות ואי סדרים הנוגעים לרישומים בתקציבי חברים אליהם נחשפנו במשך השנים האחרונות (שמרביתם בוצעו על ידי עובדי הנהלת חשבונות) נציג כאן המלצות עיקריות בדבר הנהגת כללי בקרה ופיקוח לצמצום החשיפה לאי סדרים בניהול תקציבים אישיים/חשבונות חברים.  

• יש ליצור הפרדת תפקידים בקרב עובדי הנהלת החשבונות/אגף כספים במסגרתה תתקיים בקרה טבעית של עובד אחד על פעילות עובד אחר, כך שעובד יחיד לא יבצע סדרת פעולות (כגון: רישום קופות מזומן ורישום בתקציבי חברים) ללא בקרה מצד עובד/מנהל נוסף. 

• להגדיר נוהל פתיחת חשבון חבר במערכת התקציבים שתחייב אישור גורם מורשה (מנהל כספים/מנהל קהילה) לפתיחת חשבון חבר במערכת. 

• לסקור אחת לרבעון את כל חשבונות החברים הפעילים במערכת התקציב לזיהוי רישומים חריגים (רישומים בחשבונות חברים שעזבו/נפטרו/שינוי שמות חברים וכדומה).  

• להפיק מידי חודש דוח/לוג שינויים אשר ישקף חשבונות שנגרעו/נוספו למערכת שייסקר על ידי מנהל הקהילה. 

• לצמצם למינימום הקלדות ידניות של חיובים הנובעים מהפעילויות השונות בקיבוץ למערכת ה"תקציב האישי". להתבסס ככל הניתן על ממשקים ממוחשבים בין הפעילויות לבין הנהלת חשבונות (לדוגמה: חיובי חשמל, מים, ענפי שירות וכו'). 

• להגביל את הרשאת הגישה לעובדי הנהלת חשבונות למערכת התקציב אך ורק לנדרשים לכך ולקיים רשימה סגורה אשר תפוקח ותנוטר על ידי אנשי מערכות מידע בקיבוץ. 

• לקיים בקרה שוטפת על ידי בעל תפקיד בכיר (מנהל קהילה/מנהל הנהלת חשבונות) על הרישומים בתקציבים של חברים העובדים בהנהלת חשבונות ובתקציבי קרוביהם. תהליך הבקרה יתועד. 

• לערוך התאמה רבעונית בין הרישומים ב"פירמת התקציב האישי" לבין המערכת הפיננסית והתמחירית אשר תועבר לביקורת רואה החשבון. 

• לערוך התאמה תקופתית (מדגמית) בגין נתוני דוחות חיוב המתקבלים מחברות אשראי (באמצעותן מבוצעת בחלק מהקיבוצים גבייה מחברים) לבין רישומי חיובי החברים בתקציב האישי. 

• לאסור רישומי חיוב וזיכוי בין תקציבי/חשבונות חברים המשקפות העברות כספים ללא תיעוד תומך חתום ומאושר על ידי החבר המחויב ובנוסף על ידי מנהל הקהילה. 

• להגדיר בנוהל פנימי את הגורמים הרשאים להעביר לאחראי תקציבים בהנהלת חשבונות הוראות לחייב חברים ומה התיעוד הנדרש לכך (הודעת דוא"ל, הוראת חיוב וכדומה). 

• לעגן נוהל לפיו לא יתאפשר חיוב חבר בתקציב האישי על ידי ענף שירות/יזמות ללא הוראת חיוב חתומה לאישור על ידי החבר.  

• במקרים של זיכויים מיוחדים וקבועים לחברים יועבר מסמך רשמי מהצוות/הנהלה שאישרה את הזיכוי לאחראי התקציבים אשר יפרט את סכום ותוקף הוראת הזיכוי.  

• בקיבוצים בהם יתרת התקציב מועברת לחשבון בנק של החבר יש להקפיד כי הוראת העברה תאושר בידי מורשי חתימה שאינם מעורבים ברישומי הנהלת חשבונות. 

• לקיים רוטציה מדי שלוש-ארבע שנים בין עובדי הנהלת החשבונות המטפלים בתקציב האישי. כך, רישומים שביצעו עובדים במערכת בשנים קודמות, יסקרו על ידי עובדים אחרים.