רשם האגודות השיתופיות פרסם השבוע הנחיות חדשות בעניין כינוס אסיפות כלליות בהנחיות הרשם שניתנו עוד ביום 15.3.20, ניתן, בין היתר, מענה נקודתי להארכת כהונת וועד ההנהלה, כך שבימים אלה אין צורך לכנס אסיפות לצורך קיום בחירות, למעט מיקרים מיוחדים ויוצאי דופן, שיפורטו במאמר שלפניכם
לאור המגבלות החדשות שקבעה הממשלה בתקנות שעת חירום, רשם האגודות השיתופיות פרסם השבוע הנחיות חדשות בעניין כינוס אסיפות כלליות: במסגרת ההנחיות, יש להימנע בימים אלה, ככל האפשר, מ- כינוס אסיפות כלליות. רוב רובם של הנושאים סובלים דיחוי, ולו לפרק זמן של מספר שבועות.
בהנחיות הרשם שניתנו עוד ביום 15.3.20, ניתן, בין היתר, מענה נקודתי להארכת כהונת וועד ההנהלה, כך שבימים אלה אין צורך לכנס אסיפות לצורך קיום בחירות.
עם זאת, ייתכנו מקרים מיוחדים ויוצאי דופן, בהם עומדת על הפרק הכרעה בנושא, אשר דחיית ההכרעה בו עלולה לגרום לנזק כלכלי משמעותי לאגודה או לחבריה, למשבר חברתי עמוק, או לקושי של ממש בהמשך ניהולה התקין של האגודה. על כן, באותם מקרים בלבד, ניתנת האפשרות לפעול לכינוס אסיפה כללית ולקיום הצבעה, באופן המאפשר הצגת הנושא ושמיעת עמדות החברים במתכונת שתפורט להלן:
אגודה אשר החליטה לעשות שימוש בהצבעה אלקטרונית, נדרשת לוודא שמערכת ההצבעה עומדת בכל הדרישות שנזכרו לעיל: זיהוי ודאי של המצביע באמצעות "הזדהות חזקה"; מניעת כפל הצבעות על ידי אותו חבר; אמינות בספירת קולות המצביעים. ובנוסף, מאחר שמדובר בהצבעה חשאית – על המערכת להבטיח גם את חשאיות ההצבעה: היעדר יכולת לאחזר את המידע בדבר אופן הצבעתו האישי של חבר זה או אחר, להבדיל מסך התומכים או המתנגדים להצעה
שיחת ועידה בווידיאו
באופן המאפשר לכל החברים לראות ולשמוע איש את רעהו ואף להשמיע בפני יתר החברים את דעתם. על יו"ר האסיפה לנהל פרוטוקול ואף הקלטה, אשר יתעדו, כמקובל, את מהלך הדיון באסיפה.
שימוש בדואר אלקטרוני
יש להביא את הנושא העומד לדיון ולהכרעה לידיעת החברים באמצעות הדוא"ל, לאחר פרסום סדר יום ומסגרת זמנים מפורטת לתהליך כולו. המזכירות תהיה בקשר טלפוני עם חברים אשר לא פתחו את הדואר.
לחברים יינתן פרק זמן של מספר ימים (לא פחות משלושה) להעביר את תגובתם הכתובה להצעה. לאחר חלוף המועד שנקבע, תועברנה כל ההתייחסויות שהתקבלו לידיעת כלל חברי האגודה בדוא"ל. כדי שאלו תעמודנה לנגד עיניהם טרם ההצבעה, אשר תתקיים בחלוף מספר ימים במהלכם יוכלו החברים לעיין בתגובות ולגבש עמדתם.
חלופה זו פחות רצויה, וניתן לשקול שימוש בה אם מדובר בנושא אשר אינו סובל דיחוי.
הצבעה
במסגרת בחינת החלופות האפשריות לקיום הצבעה, על כל אגודה לבחור ולהעדיף את החלופה התואמת, או המתיישבת בקירוב, עם הקבוע בתקנונה, כאשר סוגי ההצבעות מתחלקים לשניים: הצבעה גלויה והצבעה חשאית.
הצבעה גלויה
כאשר התקנון קובע במפורש, כי נושא מסוים יוכרע על פי הצבעה בהרמת יד, דהיינו בהצבעה גלויה, ישנן מספר חלופות, אשר בתקופה זו בלבד ניתן לעשות בהן שימוש:
(1) הצבעה "בשידור חי" בשיחת ועידה בוידיאו.
(2) הצבעה באמצעים אלקטרוניים: ככל שיש בידי האגודה פלטפורמה מתאימה ניתן לקיים את ההצבעה הגלויה באמצעותה, ובלבד שהמערכת עומדת בדרישות הבאות: זיהוי ודאי של המצביע באמצעות "הזדהות חזקה" (לדוגמה: תעודת זהות + מספר טלפון + קוד אימות חד-פעמי); מניעת כפל הצבעות על ידי אותו חבר; אמינות בספירת קולות המצביעים.
(3) הצבעה בדוא"ל: בחלופה זו, כל חבר מעביר למזכירות האגודה את הצבעתו בהודעת דוא"ל מתיבתו האישית, בציון שמו המלא ומספר תעודת הזהות. המזכירות תנהל רישום מדויק של כל החברים שהצביעו ותצרפם לפרוטוקול הדיון וההצבעה. ככל שאין לכל חברי האגודה דוא"ל, לא ניתן לעשות שימוש בחלופה זו.
(4) הצבעה באמצעות מסרון (sms) או הודעת ווטסאפ: ניתן לאפשר שימוש באמצעים אלה בהתקיים התנאים הבאים: (1) המזכירות תכין מבעוד מועד רשימה מלאה של כל החברים ומספרי הטלפון שלהם. (2) בהודעה ירשום החבר, נוסף על תוכן הצבעתו, את שמו המלא ומספר תעודת הזהות שלו. (3) עם קבלת הצבעתו של חבר יסומן הדבר ברשימה שתוכן מבעוד מועד, באופן שימנע הצבעה נוספת של אותו חבר. (4) בדומה להצבעה באמצעות דוא"ל, אף כאן תודפסנה כל ההודעות ותישמרנה יחד עם פרוטוקול הדיון ותוצאות ההצבעה.
מכל מקום, כשנעשה שימוש בווטסאפ, ייתכן וקיום ההצבעה באמצעות קבוצת ווטסאפ ייעודית שתיפתח לצורך זה תהיה עדיפה.
הצבעה חשאית
ישנו אמצעי אחד העשוי להתאים לקיום הצבעות חשאיות אשר אינו מחייב יציאה למרחב הציבורי והוא על ידי הצבעה אלקטרונית ( כל עוד זה עולה בקנה אחד עם תקנון האגודה).
מסלול מהיר
הרשם פתח "מסלול מהיר" לתיקון זמני של התקנון (תיקון אחיד בנוסח אשר נקבע על ידי הרשם ואשר יהיה תקף כל עוד אין אפשרות לקיים הצבעות חשאיות בקלפי) ויחייב אישור בהצבעה גלויה של החברים (באחת החלופות הקבועות בסעיף הקודם) ובהתאם להוראת תקנה 7 לתקנות האגודות השיתופיות (ייסוד), תשל"ו-1976. הרשם מתחייב בהנחיותיו הנ"ל, כי תיקון כאמור אשר התקיימו בו כל דרישות החוק והתקנון, יאושר על ידיו סמוך לאחר שיתקבל במשרדו.
אגודה אשר החליטה לעשות שימוש בהצבעה אלקטרונית, נדרשת לוודא שמערכת ההצבעה עומדת בכל הדרישות שנזכרו לעיל: זיהוי ודאי של המצביע באמצעות "הזדהות חזקה"; מניעת כפל הצבעות על ידי אותו חבר; אמינות בספירת קולות המצביעים. ובנוסף, מאחר שמדובר בהצבעה חשאית – על המערכת להבטיח גם את חשאיות ההצבעה: היעדר יכולת לאחזר את המידע בדבר אופן הצבעתו האישי של חבר זה או אחר, להבדיל מסך התומכים או המתנגדים להצעה.
טרם השימוש במערכת ההצבעה האלקטרונית, על הוועד להכין נוהל להצבעה אלקטרונית.
בימים אלה, משרדי רשם האגודות פועלים במתכונת חירום בלבד, ועומדים לרשות האגודות (בעיקר בנושאים דחופים) באמצעות שליחת טופס פנייה מקוון באתר הרשם או באמצעות פנייה לתא הדואר של האיגוד השיתופי.
אגף קרקעות ואגודות שיתופיות שלח בדוא"ל את הנחיות רשם האגודות למזכירויות המושבים. כמו כן, המסמך המלא והמפורט מופיע גם באתר תנועת המושבים.
עו"ד מיכל בוסל, מנהלת אגף קרקעות ואגודות שיתופיות בתנועת המושבים
