שומרים על המנהלים

שומרים על המנהלים: הכנס השנתי לחברי ועדות ביקורת בקיבוצים, שנערך על ידי חברת BDO  , נערך השנה בבית גלילי שבקיבוץ נען, והוכתר בכותרת "מבט לעבר 2030". בשיחה עימה סוקרת רו"ח שרון ויטקובסקי-טביב, שותפה וראש מגזר ביקורת פנימית וניהול סיכונים ב-BDO, את הנושאים והדילמות שיעסיקו את הנהלות הקיבוצים בשנים הקרובות.

"אנחנו עורכים את הכנס זו השנה ה-18", אומרת רו"ח שרון ויטקובסקי-טביב, "והוא מיועד לחברי ועדות ביקורת בהתיישבות בכלל ובקיבוצים בפרט. מטרת הכנס, כמו גם של ניוזלטרים שאנחנו מוציאים פעם ברבעון, היא להעשיר את חברי ועדות הביקורת בנושאים שונים איתם מתמודדים הקיבוצים. בכנס מתקיים גם 'נטוורקינג', מפגש והחלפת דעות ומידע בין חברי ועדות הביקורת." בשיחה השתתף גם נועם קדמן מצוות הקיבוצים ב-BDO, חבר קיבוץ אייל, המשמש כמבקר פנימי במספר קיבוצים. בצוות הביקורת הפנימית של ההתיישבות ב-BDO חברים כיום כ-10 מבקרים פנימיים, אשר חלקם בעלי רקע וניסיון ניהולי כבעלי תפקידים לשעבר בקיבוציהם, חלקם רואי חשבון, חשבי שכר ועוד. הם נהנים ממעטפת רחבה של יועצים בתחומים שונים המסייעים במידת הצורך כיועצים מומחים בדוחות ביקורת ייעודיים.

על פי מה בחרתם את הנושאים שאותם העליתם בכנס השנה? 

שרון: "מצד אחד אנחנו משתדלים לבחור בדרך כלל נושאים שרלוונטיים לפעילות ועדת הביקורת. לדוגמא: שינויי חקיקה, סקרי שביעות רצון ככלי ביקורת, התמודדות עם הנהלות מסוגים שונים ועוד. מצד שני, 'נושאים חמים' שאנחנו מזהים שקיבוצים רבים מתמודדים איתם, כמו גם סוגיות שונות שעולות מדוחות ביקורת שאנחנו עושים. דוגמאות:

• ניגודי עניינים – אנחנו נתקלים לא מעט בניגודי עניינים בתחומים שונים למשל: חברת ועד הנהלה שנבחרה להיות פרויקטורית של שכונת ההרחבה (מייצגת אינטרסים מנוגדים של הקיבוץ והבונים). מנהלת המרפאה נשואה לאחד מחברי ההנהלה, ומתקיים דיון בהנהלה על עתיד ואופי המרפאה בו נכח בעלה של המנהלת.
• מעילות והונאות – בשנים האחרונות מתפרסמים יותר ויותר מקרים של מעילות והונאות בכלל ובקיבוצים בפרט. יחד עם זאת, מדובר בקצה הקרחון. אנחנו יודעים על לא מעט קיבוצים 'שלא מוציאים את הכביסה המלוכלכת החוצה' והדברים נסגרים בתוך הקיבוץ. המעילות הגדולות לרוב מתפרסמות, אבל הרבה פעמים אנחנו נתקלים 'במעילות קטנות'. למשל: באחד מדוחות הבריאות שעשינו,  מצאנו שרכז הבריאות משתמש בכרטיס אשראי של הקיבוץ על מנת לשלם על ההוצאות הפרטיות שלו. בקיבוץ אחר מצאנו מנהלת חשבונות שחייבה ועדות רדומות בקיבוץ בהוצאות אישיות שלה וזיכתה את הכרטיס שלה.
  "במהלך הכנס בחרנו להקרין את הסרט 'המזכיר' ולקיים עליו דיון מרתק עם הבמאית, מולי לנדסמן. זאת במטרה להציג את ההשפעות הרחבות כמו גם את הקונפליקטים שעולים בעקבות מעילה בקיבוץ, הן על האנשים במעגל הקרוב והן על אנשים במעגלים רבים נוספים".

עד כאן הזכרת נושאים די מוכרים, שעולים כמעט בכל ביקורת   

"זה נכון, אבל הניסיון שלנו בעשרות קיבוצים מאפשר לנו להאיר נושאים חדשים לחלק מהקיבוצים מחד גיסא, ומאידך גיסא להציג זוויות של נושאים שלא חשבו עליהם. אציין שהרבה פעמים במהלך עבודתנו אנו מעלים לדיון סוגיות ואף פתרונות שנתפסים תחילה כבלתי מתאימים ורק לאחר תקופה מבינים בקיבוץ את הרציונל והחשיבות שבהם. כך למשל, כשהעלנו בפעם הראשונה לפני יותר מעשור את נושא חתימה כפולה על המחאות והתחייבויות, טענו בקיבוצים  שזה לא ישים, בירוקרטי, מעמיס על המערכת. היום אין קיבוץ שמסמך זכויות החתימה שלו לא מחייב חתימה כפולה.  דוגמא נוספת היא רישום התחייבויות הקיבוץ לחברים בתוך מאזן הקיבוץ. היום נוהגים כך במרבית הקיבוצים, אבל בעבר זו הייתה המלצה שלנו שנתקלה בהתנגדויות."

שאלתי את שרון ואת נועם מה משמעות הכותרת: "מבט לעבר 2030" והם הסבירו: "בכנס הזה ניסינו להציף סוגיות שאנחנו חושבים שהקיבוץ יצטרך להתמודד איתם בעתיד. אלו סוגיות שאנחנו רואים היום סימנים ראשונים שלהן, אבל אנחנו סבורים שבעתיד יצברו תאוצה ויהוו חלק נכבד מהדילמות איתם יצטרך להתמודד הקיבוץ ושעשויות/עלולות לעצב אותו ואת עתידו."

אילו דילמות למשל?

בתשובה מזכירים  שרון ונועם את הנושא שלא יורד מסדר היום הקיבוצי – איחוד סטטוסים. "הקיבוץ מורכב ממספר אוכלוסיות בעלות אופי וסטטוס שונה: חברים, תושבי ההרחבה, שוכרי דירות, חברים בעצמאות כלכלית, בני זוג של חברים, חברים בחופשה ועוד. יש קיבוצים המנוהלים  על ידי שלוש רשויות: ועד מקומי, אגודה קהילתית ואגודה שיתופית,  שמרכיבים אותן אוכלוסיות שונות. לאוכלוסיות האלו יש אינטרסים שונים, המתנגשים לעיתים זה בזה ולכן עלולים לגרום לחיכוכים וסכסוכים ביניהן, לתחושת קיפוח/העדפה ולפיכך עלולים להקשות על קיום החיים המשותפים בקיבוץ.

"לדוגמא: תושבים בהרחבה עם רקע דתי, שמעוניינים לבנות בקיבוץ בית כנסת, או מקווה, וחברי הקיבוץ מתנגדים (מקרים שהתפרסמו בתקשורת).

באחד הקיבוצים, הקיבוץ רצה לשנות תב"ע לצורך קליטת בני חברים כחברים לקיבוץ. תושבי ההרחבה התנגדו עד שקיבלו גם הם זכות לבנים ממשיכים.

במקרה אחר רצו בקיבוץ לבנות לולים להגדלת פרנסת הקיבוץ. התושבים התנגדו בטענה שזה פוגע באיכות החיים שלהם.

"בכדי לצמוח, על אוכלוסיית הקיבוץ להיות בעלת אינטרס משותף, שיתאפשר במצב בו כלל האוכלוסיות יהיו במעמד אחד (זכויות וחובות זהות). תהליך של איחוד סטטוסים הינו מורכב וארוך ומחייב חשיבה ארוכת טווח,  ויתורים, בניית הסכמות רחבות ועמידה בהן."

מה לגבי תחום של קרקעות ושטחים, תעשיה?

"כמובן שגם פה, אנחנו צופים שהקיבוץ יאלץ להתמודד עם לא מעט דילמות.

• תא השטח הקיבוצי – תמ"א 35 קבעה כי מספר הדירות בישוב הקיבוצי יהיה עד 450 יחידות. ישנם קיבוצים שבהם מספר בתי האב עולה כבר היום על מספר זה. תא השטח הקיבוצי אינו יכול להתרחב ומשכך, נדרש הקיבוץ למציאת פתרונות יצירתיים. אחד הפתרונות הן שעל כל יחידת קרקע ייבנו מספר יחידות דיור, קרי בנייה רוויה. בעתיד יעסקו הקיבוצים בדרכים למקסום תא השטח הקיבוצי הקיים, תוך שמירה על אופי הבניה הקיבוצי. הנושא הזה מחייב חשיבה ותכנון מעמיקים וקיום דיונים בפורומים שונים מאחר ואופי הבנייה עלול בהכרח להשפיע על אופי הקיבוץ.
• תעשיות חדשות – אנחנו רואים בתעשייה בכלל ובתעשייה הקיבוצית בפרט, תחומים שמתפתחים מאוד ואנו צופים להתפתחות גדולה שלהם אף יותר בשנים הבאות. תחומים כמו אנרגיה חלופית ומתחדשת, הייטק, קנביס רפואי ועוד הינם תחומים שדורשים יידע ספציפי, נתונים לרגולציות ייחודיות, וכל זה דורש התייחסות. "

להגן על הפרטיות

תחום נוסף שנדון בכנס הינו התקשורת: מערכות ממוחשבות, רשתות חברתיות וכו'. שרון: "זהו תחום שלצד החדשנות והקידום שלו בחיי היום יום שלנו,  טומן בחובו סכנות רבות שצריך לתת עליהן את הדעת ולהיערך אליהן בהתאם.

• הגנת הפרטיות – הרגולציה בנושא הגנת הפרטיות התחזקה מאוד בשנים האחרונות, וחלה על כל הארגונים המחזיקים מאגרי מידע. במקרים רבים המחזיק במאגרי מידע, למשל קיבוץ, כלל לא מודע לחובות שחלים עליו. מאגרי המידע הקיימים בכל קיבוץ רבים ומגוונים: מידע רפואי על מטופלים, מידע כלכלי על חברים, מועמדים לחברות, מידע אישי על החברים המנוהל ומתויק במזכירות הקיבוץ ועוד.

"באחד הקיבוצים בהם טיפלנו, התברר כי בעקבות סכסוך בין שתי משפחות גדולות בקיבוץ והתמודדות של אחד מבני המשפחות לתפקיד בכיר בקיבוץ, 'נגנב' מידע רב על אחד המועמדים ממקורות שונים בקיבוץ, מידע שככל הנראה לא היה מאובטח כראוי. ככלל, על הקיבוץ לבחון את הסיכונים הקיימים בהחזקת מאגרי מידע, לפעול לצמצומם (הרשאות גישה, סיסמאות, גיבוי, אבטחה פיזית ועוד) ולוודא עמידה בהוראות הרגולציה. קיבוצים רבים מזניחים בפועל את הנושא,  ובבוא 'יום הדין' ההנהלה והחברים יהיו 'חשופים בצריח'".

"רשתות חברתיות.  מעבר ליתרונות הגדולים שיש ברשתות חברתיות, טמונות בהן סכנות לא מעטות, מאחר ויכולת השליטה על תוכן המידע והעברתו בלחיצת כפתור לתפוצה רחבה, מוגבלת מאוד. לא אחת אנו נתקלים במקרים בהם נעשה שימוש שלילי ברשת החברתית, החל מקיום שיח לא מכבד ומתלהם וכלה בהשמצות, שיימינג, הוצאת דיבה ולשון הרע.

לפיכך, יותר ויותר אנו נתקלים בתביעות על הוצאת דיבה ולשון הרע, גם כלפי חברי קיבוץ. לדוגמא: באחד הקיבוצים אם ובנה האשימו בעבירות מין חמורות בן משק שעמד להתקבל לחברות. הפרסומים היו על גבי לוחות מודעות בקיבוץ ובמכתבים אישיים שהועברו לכלל חברי הקיבוץ. בית המשפט קבע שמדובר בהוצאת לשון הרע.  על הקיבוץ לקבוע צעדי זהירות מתבקשים כדי לצמצם את הסיכון הקיים, בין היתר למשל על ידי קביעת קוד אתי, הפצתו לכלל חברי הקיבוץ, קביעת כללים להעברת מידע ברשתות החברתיות ועוד."

 מבקר המדינה החדש, הציג תפיסה שמרנית, לפיה תפקיד הביקורת רק לעסוק בעבר, במה שהיה, ולא "לנהל את המנהלים"

שרון: "ברור שהמבקר לא צריך להחליף את המנהל, אבל תפיסת הביקורת הפנימית בעידן הנוכחי, הינה ביקורת מבוססת סיכונים. קרי, מטרתה להתמקד להציף את הסיכונים בתהליכים ולהציע בקרות ופתרונות אפשריים לצמצום החשיפות הקיימות, וכך למנוע מהקיבוץ מליפול למהמורות".

• לעיתים קרובות יש תחושה שדו"חות הביקורת נשארים על המדף ואין להם שום השפעה

"לתחושתנו, יותר ויותר בעלי תפקידים מתייחסים ברצינות לדוחות הביקורת, ומבינים שזהו עוד כלי בסט הכלים הניהוליים שניתן להפיק ממנו תועלת. לא תמיד מקבלים את כל המסקנות, אבל כן מתייחסים ברצינות ומיישמים חלק נכבד מהן. ככל שמחלחל נושא האחריות האישית של המנהלים, כך הם מבינים שהמבקר הוא בבחינת 'שומר הסף' שתפקידו לשמור ולהגן עליהם מפני חשיפות אפשריות ובפרט תביעות. העובדה שרשם האגודות השיתופיות הניח על שולחן שר הכלכלה הצעה לשינוי התקנות העוסקות בעבודת ועדת הביקורת ובחובת מינוי מבקר באגודה שיתופית חקלאית – קיבוץ, מלמדת על החשיבות והצורך במיסוד והעצמת פעילות הביקורת הפנימית בקיבוצים".